Caso · distribución de aseo e higiene
Más de 300 módulos instalados. Cero automatizaciones activas.
Es nuestra propia distribuidora, así que podemos contarlo con los números adentro: cinco personas, facturación al SII, despacho con furgón propio.
Pedir la revisiónOdoo · SII · inventario · punto de venta · tienda
módulos instalados · 30 aplicaciones activas
reglas de automatización
contactos en listas, sobre 1.200 clientes con compras
No faltaba comprar: faltaba encender.
El punto de partida
No era «el sistema no funciona». Era peor de diagnosticar: el sistema funcionaba y nadie sabía lo que estaba perdiendo.
El despacho se planificaba en un tablero aparte, a mano, retipeando desde el ERP la factura, el pedido, el RUT, el teléfono, la dirección y el horario de recepción. Veinticinco mil tarjetas. Nadie había cruzado nunca los dos sistemas, porque no había forma de hacerlo sin exportar planillas a mano.
Tres hallazgos. Ninguno era particular de esta empresa.
- Más de 300 módulos, cero automatizaciones. Treinta aplicaciones activas, ninguna regla, y veintiún contactos en listas de correo sobre más de mil doscientos clientes.
- Un canal que no existía. El WhatsApp figuraba configurado. La cuenta registrada era la de demostración de fábrica. Cualquier plan que asumiera ese canal partía de una premisa falsa.
- La base no se podía segmentar. El sistema no guarda la fecha del último pedido de forma filtrable: no se puede listar quién dejó de comprar, aunque el dato exista.
Y un hallazgo que resultó no serlo
Al cruzar el tablero de despacho contra el ERP apareció que un tercio de las entregas iba a una dirección distinta de la registrada. Parecía grave. No lo era.
En el 86,7% de los pedidos Odoo no tiene un contacto de entrega propio y usa el de facturación. El tablero tenía la dirección de despacho correcta y el ERP la de la factura: que difieran es lo esperado, no un error. No hubo entregas mal dirigidas.
Lo contamos porque es la clase de conclusión que se publica sin comprobar y se convierte en un argumento de venta falso. Lo que sí quedó del cruce es real: la dirección de entrega, el horario de recepción y la nota de despacho viven fuera del ERP y se retipean a mano, y hay 112 fichas que reciben en más de una dirección porque son clientes con sucursales.
Las pantallas, sin retoque
Dos capturas del sistema. La primera se comprueba en treinta segundos sobre el propio Odoo de cualquiera.
Qué se construyó
Herramientas de lectura para dejar de depender de exportaciones manuales; edición masiva con respaldo y deshacer registro a registro; normalización de más de mil setecientas fichas de contacto; fusión de duplicados dejando constancia en disco antes de cada operación, porque el sistema no la deshace.
Y una decisión que vale más que el código: no migramos el despacho a un módulo nuevo. Automatizamos el llenado de las tarjetas que el equipo ya sabía usar. La herramienta visual no era el problema; el retipeo sí.
La conversación no empieza en «te hago un sistema». Empieza en: probablemente ya tienes el sistema, y te está costando plata no saber lo que no estás midiendo.
¿Cuántas automatizaciones tienes tú activas?